Las estrategias de un buen sistema de gestión de calidad en alimentos

Implementar un sistema de gestión de calidad en alimentos requiere de planeación y detalles para consolidarlo en la compañí­a, para esto hay pasos que deben tenerse en cuenta y recomendaciones que no deben omitirse al momento de ponerlo en marcha.

¿Qué estrategias implementar en un sistema de gestión de calidad

Es una pregunta compleja y serí­a difí­cil describir una estrategia general que aplique a todos los tipos de industria en los cuales los sistemas de gestión se han desarrollado y han logrado un gran dinamismo. Sin embargo, hay algunas pautas que se deben mencionar y tener en cuenta para desarrollar, implementar, mantener y mejorar un sistema de gestión acorde a las condiciones particulares de cada organización.

Primero y ante todo debe existir un pleno conocimiento, compromiso y responsabilidad de la dirección, tal como lo dice la norma, sobre los objetivos que se pretenden lograr, la ruta a seguir, la forma de medir avances, gestión de datos y toma decisiones con la información generada, esto permitirá realizar una adecuada planeación estratégica como pilar fundamental del sistema de gestión de calidad.

Como requisito también de la norma, la gerencia/dirección debe destinar los recursos necesarios para la implementación del programa. Al respecto hay muchas experiencias quenos han enseñado que, aún con el mayor empeño que se le dé al desarrollo e implementación del sistema, de no existir los recursos (materiales/humanos) necesarios, los esfuerzos pueden no llegar a la concreción de logros y esto a su vez impactan directamente en el ánimo de los involucrados que, eventualmente dejan el proyecto en el último cajón del escritorio.

Fundamental es que la dirección/gerencia mantenga un compromiso formal respecto a las necesidades de capacitación del capital humano en su organización, mediante programas bien definidos y estructurados acorde a las necesidades del personal que permitan mejorar el desempeño en las operaciones. Generalmente el compromiso y empeño de la dirección, focalizado en este aspecto se percibe positivamente por parte del personal de la organización y en muchos de los casos se logra un refuerzo positivo que permite facilitar el involucramiento hacia organización y sentido de pertenencia, y con ello también disminuir la resistencia al cambio cuando se adoptan sistemas de gestión.

La gerencia así­ como los responsables de área, deben ser claros y especí­ficos sobre lo que se pretende alcanzar como organización (área/proceso/sistema/planta/pisión), es decir, se deben establecer objetivos claros, medibles, alcanzables y congruentes con las polí­ticas y directrices establecidas por la organización, esta acción permitirá que exista un mayor entendimiento y comprensión sobre el impacto de cada actividad y se fomentará una mayor capacidad de generación, gestión y análisis de información

Elegir el modelo de gestión que sus clientes le requieren, conocerlo a detalle, capacitarse en el mismo, identificar los requisitos y establecer un programa de implementación.

Definir el núcleo del negocio y su estrategia integración en el mercado, para ello es necesario hacer ejercicios de planeación estratégica de calidad a través de los cuales se definan conceptos fundamentales como son: polí­tica, misión, visión, objetivos generales y especí­ficos, áreas, procesos, planes, programas entre otros para establecer un marco general y acotar las acciones encaminadas al cumplimiento de los requisitos de la norma o guí­a de certificación.

Realizar un diagnóstico inicial (auditorí­a interna, puede ser subcontratada), a través del cual se identifique el grado de alineación del negocio respecto al cumplimiento de los requisitos normativos.

Establecer equipos multifuncionales que integren a personal de persas áreas y que, de forma coherente/ordenada/ equilibrada y guiada, orienten los esfuerzos de la organización a la estructuración del modelo de gestión interno. Este equipo deberá desarrollar el plan de intervención en el cual se integren acciones, plazos, responsables y demás información relevante para la implementación del modelo de gestión.

Establecer un programa formal de capacitación a todo el personal involucrado en la toma de decisiones sobre el proyecto de implementación.

Documentar el o los procesos y/o servicios que formarán parte del sistema de gestión.

Generar mecanismos de medición, procesamiento de datos e integración de información que posteriormente servirán para la toma de decisiones y consecuente mejora y optimización de los procesos productivos.

Integrar el modelo a las áreas crí­ticas de su negocio, mantenerlo, mejorarlo y hacerlo parte de la operación cotidiana del negocio.

Siempre será muy recomendable apoyarse de equipos y software informáticos y estadí­sticos para el manejo y administración de datos, así­ como también la integración de las 7 herramientas básicas para mejora de la calidad (pareto, histograma, gráficos de control, etc.) y las nuevas herramientas (matrices de priorización, diagrama de afinidad y relaciones, etc.).

¿Qué se debe y qué no se debe hacer a la hora de escoger los sistemas de gestión

1. Qué se debe hacer:

a. Elegir el sistema de calidad e inocuidad que el cliente requiere.

b. Comprometerse con el sistema y los requisitos.

c. Lograr que el sistema sea una herramienta de mejora de los procesos internos.

d. Elegir a un Organismo de Certificación acreditado y que genere confianza respecto a la transparencia e integridad de sus servicios.

2. Qué no se debe hacer:

a. Precipitarse en el logro del objetivo: La Certificación.

b. La certificación es un medio, no un fin.

c. Dejar de invertir en el desarrollo (capacitación) del capital humano.

d. Considerar los modelos de gestión como una moda pasajera impuesta por nuestros clientes.

¿Qué pasos deben tenerse en cuenta

Antes de tomar la decisión de integrar un sistema de gestión de calidad a la operación cotidiana de su negocio es oportuno hacer tres reflexiones fundamentales:

1. ¿Conozco cuál es mi negocio y en qué mercado se desarrolla

2. ¿Conozco todos los procesos, entiendo la operación y el papel que juega en el entorno

3. ¿Tengo identificada cada una de las caracterí­sticas de calidad de mi producto, fallas, errores, tiempos muertos, no conformidades, etc

Si la respuesta ha sido negativa a la pregunta 3, en realidad no importa porque los sistemas de gestión responden a estas y muchas preguntas adicionales durante su implementación. Si la respuesta ha sido negativa también a las preguntas 1 y 2, tampoco importa porque los modelos de gestión de calidad ayudan a enfocar los esfuerzos de una organización en las acciones vitales y centrarse objetivamente en la mejora del desempeño de las operaciones.

En cualquiera de los casos, los sistemas de gestión de calidad e inocuidad son para todas aquellas organizaciones que deseen mantener sus negocios en el mercado empresarial. De manera enunciativa, mas no limitativa, podemos considerar los siguientes pasos a desarrollar para integrar los modelos de gestión de calidad e inocuidad.