¿Cómo mejorar la flexibilidad laboral para aumentar la productividad?

Por: Sandra Arévalo ,Fundadora y directora general de Wisar. Durante los 2 últimos años, el blog de Wisar, agregador global de trabajos freelance online, se ha enfocado en difundir las tendencias en torno al futuro del trabajo. Lejos estábamos de pensar que el confinamiento global por la pandemia impusiera de golpe algunas de ellas, siendo el teletrabajo la más notable. Los empresarios se han visto obligados a gestionar negocios y personal en un escenario para el que la mayorí­a no estaba preparado. A su vez, los trabajadores se han visto forzados a mantener la productividad en un escenario complejo de compatibilización con la vida personal.

La confianza en el centro de la relación laboral

La confianza en el trabajador es un concepto clave desde la perspectiva inpidual y empresarial. Según Gallup, las empresas con un alto nivel de compromiso de los empleados fueron un 22 % más rentables y lograron un 37 % menos de ausentismo. A largo plazo, la retención de empleados comprometidos reducirá los costos de contratación y capacitación de nuevos empleados, mantendrá la productividad y abrirá las puertas al desarrollo de nuevos lí­deres inspiradores. La confianza en los empleados se traduce en un mayor compromiso por su parte que deriva en una mayor rentabilidad y éxito del negocio. Para poder construir confianza dentro de la empresa, es esencial comprender los comportamientos que la generan, tales como trabajar la motivación de los miembros del equipo, promover la gestión positiva de los fracasos, fomentar la colaboración y el autoliderazgo, impulsar el cambio y la innovación, y la gestión por objetivos.

Una gran oficina sin lí­mites geográficos

El uso de portátiles y teléfonos inteligentes hace que los empleados puedan acceder a la información laboral disponible en la nube desde cualquier lugar. Además del trabajo desde casa, el uso de espacios de coworking apoya una mejor selección de horarios y oficinas. También es posible eliminar la restricción de ubicación fí­sica permitiendo variar la localización del trabajo a múltiples localidades durante el año o contratando trabajadores nómadas en remoto, en constante movimiento sin una ubicación fija. Empresas como Facebook ven en esta posibilidad la oportunidad de captar talento sin los altos costos que implica relocalizarlos a Silicon Valley, por lo que ha anunciado recientemente que permitirá una mayor flexibilidad de localización a sus empleados, incluyendo un ajuste salarial proporcional al costo de vida de la ubicación seleccionada por el empleado.

Comunicación efectiva sin medir distancias

Al gestionar un equipo distribuido es clave asegurarse de que todos los miembros del equipo tienen, al menos potencialmente, el mismo nivel de visibilidad y la misma capacidad de interacción con el trabajo de sus compañeros. Así­ se mantiene la cohesión del equipo, se potencia la confianza y la autonomí­a, y se incrementa la eficiencia. Una videollamada semanal entre todos los miembros del equipo es útil para mantener un contacto frecuente y personal. Sirven para reforzar la visibilidad de los proyectos en los que cada uno está trabajando y son útiles también para fomentar la responsabilidad, ya que todos saben que, por ejemplo, los viernes han de presentar su trabajo de esa semana a sus compañeros. Aunque una llamada puede resolver un asunto de manera más rápida que una conversación por chat, siempre que sea posible conviene usar medios escritos para una mejor gestión de la información. Las reuniones deberí­an tener minutas compartidas con la agenda, las discusiones, conclusiones y decisiones tomadas. De ese modo quien no ha podido asistir a la reunión puede estar al dí­a de lo acordado.

Gestión ágil para máxima productividad

Apostar por la flexibilidad laboral tiene numerosos beneficios pero crea nuevos desafí­os a la hora de coordinar el equipo, siendo la gestión de proyectos el principal. Estos desafí­os se pueden afrontar con herramientas de gestión de proyectos adecuadas que ofrecen la posibilidad de comunicación así­ncrona. Empresas 100% remotas, como Buffer, Zapier, Quaderno o marketgoo utilizan gestores de proyectos que permiten crear listas de tareas, centralizar conversaciones y visualizar tableros Kanban para seguir de cerca el estado de los proyectos. Algunas incluso se integran con servicios de comunicación ágil como Slack. Las versiones básicas son por lo general gratuitas y el precio de suscripción mensual depende del nivel de funcionalidad requerida. Asana, Basecamp, Notion y Trello son algunas de las más utilizadas por empresas como Airbnb, Shopify, Trivago o la BBC. También destacan Monday, Redbooth y Podium. Desde el inicio del confinamiento por el Covid la oferta de este tipo de herramientas ha ido en aumento. ¿Cuál es la mejor? Aquella que responda a las necesidades de cada equipo remoto. Por tanto lo primero es definir las necesidades del equipo para poder identificar la herramienta más adecuada.

Seleccionar, contratar y gestionar con la flexibilidad como bandera

La clave para el éxito de una organización flexible radica en el compromiso de todos los colaboradores con el modelo de gestión. Es, por tanto, crí­tico que la contratación de empleados y colaboradores externos tenga en cuenta las habilidades de trabajo flexible para que las nuevas incorporaciones refuercen esta cultura de trabajo. Para gestionar colaboradores con flexibilidad es clave analizar las necesidades del equipo y del proyecto para diseñar un plan de trabajo sólido que satisfaga a todas las partes. Algunos de los aspectos a considerar son:

 Flexibilidad en la relación contractual:

Más allá del contrato laboral, existe la posibilidad de establecer contratos mercantiles con profesionales independientes o empresas que provean talento y conocimientos temporalmente. Plataformas con millones de trabajos y freelancers como Upwork, Freelancer, People per Hour, y las de nivel especializado como Catalant y Talent Exchange de PWC son cada vez más utilizadas por empresas de todos los tamaños, incluso las listadas en el Fortune 500.

Flexibilidad de horarios:

• Establecer horarios a medida de las necesidades personales y de la posición de trabajo.
• Trabajar por objetivos con fechas de entrega estipuladas.
• Flexibilizar la hora de comienzo y fin de la actividad.
• Concentrar las horas de trabajo en menos dí­as laborables
• Establecer acuerdos de integración del trabajo en la vida diaria al trabajar por turnos.

Flexibilidad en el volumen de horas:

• Trabajar a tiempo parcial o con reducción de horario.
• Facilitar perí­odos de transición al regresar al trabajo después de ausencias prolongada.
• Cubrir una posición de trabajo completo con dos o más personas a trabajo parcial.

 El Covid no nos permitió hacerlo a pequeña escala ni de manera gradual. Al medir la productividad actual hemos de ser conscientes de que las condiciones no son las ideales, particularmente por el cierre de las escuelas que imponen un reto superior a las familias. Aún así­, podemos tomar el máximo de aprendizajes de este experimento global y prepararnos aún mejor para ese futuro del trabajo que ha anticipado su llegada sin previo aviso.