Tips para escribir un efectivo reporte de inspección

La documentación del deber cumplido es clave en el mundo laboral. Un reporte de inspección y los informes de auditorí­a pueden documentar problemas que dan luz para conocer muchos otros más. Un reporte de inspección bien redactado, dará lugar a medidas para solucionar estos problemas. ¿Qué debe tener en cuenta para escribir un informe eficaz? ¿Cuáles son algunas soluciones prácticas? Los siguientes son algunos tips que debe tener en cuenta para resolver estas preguntas:

Conozca a su audiencia

La información relevante se presenta a una audiencia particular. Debe reconocer las diferencias entre los informes internos, externos, ejecutivos y confidenciales.

• Los internos están destinados a permanecer dentro de la compañí­a.
• Los externos incluyen los de proveedores, clientes, reguladores y otros fuera del negocio.
• Los ejecutivos generalmente requieren brevedad.
• Un informe confidencial debe ser tratado con todos los estándares de seguridad.

Asegúrese de leer sus informes a través de los ojos de su público. ¿Comprenderán la redacción? ¿Ha descrito los hechos? ¿Qué acción se necesita de ellos? ¿Reciben el mensaje correctamente?

Incluya estas 4 secciones

• Página de tí­tulo o nota de portada, que resume la fecha, el sujeto, los destinatarios, el propósito, los participantes, la descripción de la actividad y otra información básica adicional.
• Resumen ejecutivo, que resume el tema principal. Las prioridades se establecen en esta sección de resumen ejecutivo. (Tenga en cuenta que los ejecutivos rara vez leen más allá de esta sección).
• Contenido. Cada observación debe tener una recomendación. Aunque se deben tener en cuenta las discusiones, tenga cuidado al escribir sus opiniones propias. Es mejor que el análisis y las opiniones salgan durante una reunión de revisión.
• Conclusión, que destaca puntos clave, acciones planificadas y próximos pasos.

Buena descripción de los hechos

Los informes de inspección bien redactados siguen caracterí­sticas similares, como la descripción de hechos. Otros consejos son: escribir oraciones cortas, evitar repetir, escribir con claridad, usar una lista numerada, evitar los acrónimos, revisar su informe varias veces, usar una fuente fácil de leer y espaciado.

Los informes formales requieren respuestas formales

La mayorí­a de las respuestas deben ser el resultado de una reunión de seguimiento que documente lo que se ha hecho, si se puede hacer, cuándo se realizará y quién lo hará. Para administrar mejor las actividades de seguimiento, considere usar el informe original con dos columnas en blanco en el lado derecho, tituladas "asignadas a" y "completadas".

Proceso de seguimiento

El seguimiento es fundamental para la acción correctiva. Si el informe se redacta con una buena estructura, se puede utilizar como una herramienta de gestión para la actividad de seguimiento. Las discusiones ayudan a las personas responsables a comprender los problemas, tanto agudos como crónicos, y a desarrollar las mejores soluciones. Documentar acciones y fechas en un informe es un enfoque para ayudar a prevenir problemas repetitivos.

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Escribir un informe eficaz no es una tarea fácil. Los informes efectivos son concisos, objetivos y bien estructurados. Consulte con sus lectores para cerciorarse de que así­ sea. Cuando los informes de inspección se acortan, algo está funcionando bien. La disciplina, el estilo o la estructura necesaria para un informe de inspección es probablemente diferente de otros informes. Sin embargo, es similar en sus puntos clave: conocer a su audiencia, comprender el propósito del informe y saber el uso que le dará su audiencia a esa información. Esto le ayudará a escribir informes de inspección efectivos.

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